Правила внутреннего документооборота и контроля

Правила ведения документооборота (далее правила) - это внутренний документ, определяющий систему внутреннего документооборота и контроля, формы внутренних документов, а также порядок их хранения и защиты информации.

Разработка правил внутреннего документооборота - прямая обязанность руководителя. При составлении документа учитываются требования отечественного законодательства, Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учета, а также частота хозяйственных операций, размер предприятия, внутренняя структура организации.

Текст документа состоит из разделов:

- общие положения;

- правила приема, регистрации, хранения и обработки документов;

- порядок осуществления внутреннего контроля;

- обязанности должностных лиц персонала;

- меры противопожарной безопасности;

- порядок хранения и защиты информации;

- приложения.

В разделе «Общие положения» перечисляется нормативно-правовая база, послужившая основой для создания документа, и определяются цели, которые преследуют правила.

В разделе «Правила приема, регистрации, хранения и обработки документов» содержатся следующие сведения:

•что представляет собой система документов реестра;

•требования к документам;

•порядок исполнения запросов и поручений государственных органов;

•порядок хранения документов, находящихся в работе;

• порядок регистрации документов в журнале входящей или исходящей корреспонденции и т.д.

В разделе «Порядок осуществления внутреннего контроля» содержится информация об ответственных лицах, которые контролируют ведение реестров ценных бумаг, а также порядок осуществления ими проверок. В этой главе раскрываются виды контроля и способы их реализации на практике.

Раздел «Обязанности должностных лиц, персонала» содержит сведения об утвержденных должностных инструкциях, касающихся ведения реестра владельцев именных ценных бумаг.

Раздел «Меры противопожарной безопасности» содержит информацию о мероприятиях, которые производятся для обеспечения противопожарной безопасности и защиты документации.

В разделе «Порядок хранения и защиты информации» описывается, как обеспечивается сохранность документов в АО и сроки их хранения.

Приложение может включать следующие документы:

•Регистрационный журнал;

•Журнал учета входящих документов;

•Лицевой счет зарегистрированного лица;

•Сопроводительный лист;

•Выписку из реестра;

•Справку об операциях по счету.

Утверждается документ советом директоров акционерного общества. Риф утверждения располагается на титульном листе.