Журнал учета входящей документации и коррспонденции

В любую организацию поступает входящая корреспонденция, которую необходимо обрабатывать и хранить. Порядок обработки состоит в принятии документов, присвоении им входящего номера и передаче адресату. Как правило, этим занимается секретарь или делопроизводитель. Крупные организации используют системы электронного документооборота, остальные обычно используют для учёта документации специальный документ – журнал учёта входящей документации и корреспонденции. На сегодняшний день нередко данный документ ведется в электронном виде, поскольку там учитывается вся входящая документация, в том числе и та, которая поступила по электронной почте.

В каждую организацию ежедневно приходят десятки писем. Многие имеют рекламный характер и не относятся к деятельности фирмы, их необходимо фильтровать. Регистрации подлежат следующие документы:

- коммерческие предложения,

- поздравления,

- приглашения,

- газеты и журналы,

- личные письма и телеграммы,

- бухгалтерская документация,

- претензии,

- анонимные письма,

- благодарности.

Записи журнала учёта входящей корреспонденции должны содержать следующие сведения:

- номер записи,

- присвоенный входящий номер документа,

- дата получения,

- сведения о содержании документа,

- кому адресован документ,

- кому передан документ,

- номер письма-ответа, если таковое предусмотрено.

Журнал учёта входящей корреспонденции помогает предотвратить утерю важных сведений, поступающих в организацию и структурировать входящую корреспонденцию. На его титульной странице в обязательном порядке должно указываться название документа и организации.