Сопроводительный лист

Сопроводительный лист к внутренним документам предназначен для контроля бумаг, передаваемых между сотрудниками, отделами или подразделениями. Он помогает предотвратить случайную утерю или преднамеренное хищение документов в процессе транспортировки.

В сопроводительном листе отмечается:

  • в графе п/п — порядковый номер передаваемого документа (при этом, если, к примеру, счет-фактура распечатан на 10 листах, нумероваться он будет как один документ);
  • в графе N указывается собственный номер документа;
  • входящий номер (заполняется принимающей стороной);
  • номер реестра об оплате;
  • сумма,указанная в документе;
  • дата документа.

Ниже проставляются отметки о приеме и передаче документов. Указывается, в каком количестве документы передавались, дата передачи. Если принимающий сотрудник отказался принимать все или часть документов, он должен составить извещение об отказе. В сопроводительном листе прописывается количество экземпляров данного извещения, оставляемых в пакете документов, причины отказа и предпринятые в связи с отказом меры. Заполняется графа с исходящим номером извещения об отказе.

Следующий блок заполняется аналогично предыдущему блоку о приеме и передаче документов ответственным сотрудником архива. За исключением того, что в этом блоке указывается и количество проведенных операций по смене реквизитов и трансфертов. Если были проведены иные операции, информация о них прописывается в графе «Другое».

Не проведенные операции также отмечаются в сопроводительном листе. Отмечаются номера актов, составленных по этому поводу, а так же количество таких операций. Ниже указываются ФИО передающего и принимающего сотрудника, ставятся их подписи.

Если документы передавались из архива сотрудникам по их запросу для какой-либо работы, заполняется еще один блок сопроводительного листа. В нем нужно указать количество документов, отданных архивариусом, цель их передачи (прописывается в поле «переданы из архива для...» например, «налоговая проверка» или «уточнение данных для текущей работы отдела»), дата передачи. Ставятся подписи принимающего и передающего документы, указываются их ФИО.

После повторного возвращения документов в архив отмечается количество сданных документов, отдельно нужно вписать количество добавленных актов, если они были. Если новых актов не составлялось, во избежание неточностей следует поставить в данной графе прочерк. Если необходимо указать какую-либо информацию об операциях, которые проводились с документами — ее указывают в соответствующей графе. Возврат документов в архив также заверяется подписями сотрудников.

Сам сопроводительный лист хранится в регистратуре, а далее, по истечению установленного срока, в архиве организации.

Полное заполнение сопроводительного листа в единой, унифицированной форме существенно облегчает работу с документами при различных проверках, позволяет быстро их найти и проследить путь документации, упрощает передачу дел замещающему сотруднику и обучение новых специалистов.