Акт приема-передачи документов

На любом предприятии, связанным с документооборотом и делопроизводством, рано или поздно встает вопрос о передаче определенного вида и количества документов от оного сотрудника, другому. Связано это может быть с различными трудовыми случаями. Сотрудник может увольняться, переходить в другой отдел, работу или же просто идти в отпуск. С целью недопущения утери документов составляется Акт приема-передачи документов. После составления документ имеет юридическую силу и является частью трудового договора по выполнению обязательств взятых на себя при трудоустройстве.

Акт приема-передачи может составляться и при уничтожении документов или же сдачи их в архив на ответственное хранение. По акту приема-передачи, может осуществляться передвижение абсолютно любых документов. В канцелярии каждого предприятия имеется накопительная папка или же журнал о движении документов, в котором указывается вся необходимая информация. Акт приема-передачи составляется в необходимом, для круга комиссии, количестве экземпляров. Комиссия должна присутствовать в обязательном порядке, иначе законность передачи документа можно оспорить.

В Акте приема-передачи указывается полный перечень передаваемой документации, неважно из скольких томов или листов она состоит. В Акте указывается полное количество, наименование и количество листов. Помимо этого существует вероятность передачи копий того или иного документа. В основном это документы строгой финансовой отчетности, правоустанавливающие документы или же секретные документы (для военизированных подразделений).

К сожалению в Федеральном законодательстве не предусмотрено определенной концепции составления Акта приема-передачи документации, поэтому каждая компания, фирма или предприятие создают свои собственные бланки, упрощающие форму производства передачи документации. Самое важное условие в составлении документа – не упустить мелочей и отобразить всю возможную информацию о документе в Акте приема-передачи.

В случае возникновения споров по поводу утраты определенного документа Акт приема-передачи является основным юридически обоснованным доказательством. Необходимо правильно отобразить название документа, дату и время его составления, причем в обязательном порядке стоит определить начало проведения процедуры и время окончания проведения процедуры. Помимо этого необходимо правильно и разборчиво внести данные о передающем и принимающем лице, а так же членов комиссии. Лучше всего, если эту процедуру сделает специалист, который имеет опыт работы с документооборотом на предприятиях.