Положение о работе с персональными данными работников

По трудовому законодательству РФ работа с персональными данными, которые предоставляют начальнику сотрудники, должна осуществляться в строгом соответствии с определёнными правилами. Это касается:

- получения таких данных;

- их обработки;

- передачи;

- хранения и любых других действий.

Все возможные манипуляции описаны в Положении о работе с персональными данными работников. Всё, что включено в него, касается, в том числе, и информации, вносимой в личное дело, если таковое ведётся.

Именно на работе может потребоваться сдать большое количество ксерокопий документов, что даёт работодателю доступ к серьёзным объёмам персональных данных. Подобный документ необходим для того, чтобы защитить граждан от несанкционированного распространения любой личной информации, будь то доступ третьих лиц или разглашение.

Данное положение может быть составлено работодателем, однако оно обязательно должно соответствовать Трудовому кодексу РФ, Конституции РФ, а также закону о защите персональных данных и любым другим утверждённым законам страны.

Особенности составления документа

Данное положение составляется от имени Генерального директора.

  • 1.В первом пункте идут общие положения – что определяет и регулирует документ, в соответствии с какими нормами законодательства он составлен.
  • 2.Правила и порядок получения и обработки информации. Необходимо отметить, что получать персональные данные работодатель может только непосредственно от самого сотрудника. Получение от третьих лиц допускается только с письменного разрешения самого работника.
  • В данном пункте Положения указывается полный список вопросов анкеты, заполняемой при поступлении на работу. Также должно быть отмечено, что работодатель не имеет законного права требовать информацию о частной жизни, политических и религиозных взглядах.
  • Отмечается, что обязанностью работника является предоставление данных, соответствующих действительности. Их достоверность проверяется работодателем (или кадровиком) при поступлении на работу.
  • Также в этом пункте отмечаются: действия при изменении данных, возможность предъявления дополнительных данных при надобности и по просьбе работодателя, необходимость хранить все документы с полученной информацией в личном деле сотрудника.
  • 3.Третий пункт посвящён хранению персональных данных. Описываются особенности хранения и использования личных дел, использование двухступенчатой системы паролей в случае, если местонахождение базы данных – это компьютер. Дополнительно указывается, кто может иметь доступ к этим документам, при каких обстоятельствах и по каким правилам с них можно снимать ксерокопии.
  • 4.Четвёртый пункт – использование персональных данных. Здесь подробно описывается, кто, при каких обстоятельствах и в каких целях может пользоваться информацией. Прописываются возможные ситуации и документы, которые должны сопутствовать передаче данных, если таковая потребуется.
  • 5.В последнем пункте прописывается гарантия конфиденциальности, которая даётся сотруднику работодателем.

Личные данные представляют собой конфиденциальную информацию и служебную тайну.